Spisu treści:
- Dowiedz się, co zrobić ze wszystkim, co otrzymujesz w Gmailu
- Co to jest archiwizacja?
- Co to jest usuwanie?
- Dlaczego powinieneś archiwizować swoje e-maile
- Jak zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu na Androidzie
Dowiedz się, co zrobić ze wszystkim, co otrzymujesz w Gmailu
Co to jest archiwizacja?
Archiwizacja wiadomości e-mail w Gmailu polega na jej pobraniu i umieszczeniu w folderze, w którym nadal będzie istnieć, ale nie będzie już zagracać skrzynki odbiorczej. Najlepsze jest to, że w razie potrzeby będzie nadal dostępny. Gmail fantastycznie radzi sobie z tym zadaniem, ponieważ pozwala użytkownikom szybko i łatwo archiwizować wiadomości e-mail.
Co to jest usuwanie?
Gdy zdecydujesz się usunąć wiadomość e-mail, zostanie ona wysłana do folderu kosza. Ten folder działa jak kopia zapasowa, na wypadek gdybyś nie chciał pozbyć się wiadomości e-mail. Niektóre osoby używają również folderu kosza jako miejsca wysypywania wiadomości e-mail, które nie są wystarczająco ważne, aby mieć je w skrzynce odbiorczej. Problem polega na tym, że Gmail automatycznie usuwa pocztę umieszczoną w koszu po 30 dniach. Dlatego korzystanie z folderu kosza jako narzędzia do czyszczenia skrzynki odbiorczej może wydawać się dobrym pomysłem, ale wiedz, że najprawdopodobniej stracisz wiadomość e-mail, której możesz potrzebować w przyszłości.
Dlaczego powinieneś archiwizować swoje e-maile
Załóżmy, że rozmawiasz z kimś, a informacje takie jak adres lub numer telefonu są wymieniane. W tym momencie możesz zapisać lub zapisać wszystko, co potrzebne, więc decydujesz się usunąć rozmowę, ponieważ nie widzisz już sensu, aby zapychała ona skrzynkę odbiorczą.
Teraz wyobraź sobie, że w pewnym momencie nigdy nie musiałbyś patrzeć wstecz na tę rozmowę lub pobierać informacji z tych e-maili, ale z jakiegoś powodu, teraz to robisz. Jeśli usuniesz wątek e-mail, nie będziesz w stanie spojrzeć wstecz i łatwo znaleźć tego, czego szukasz. Jeśli zarchiwizujesz wiadomość e-mail, nie będziesz już musiał widzieć jej w skrzynce odbiorczej, ale będziesz mieć spokój, wiedząc, że jeśli zajdzie taka potrzeba, szybkie wyszukiwanie przyniesie ją z powrotem.
Ponadto wszystkie zarchiwizowane wiadomości e-mail znajdują się w folderze „Cała poczta”, który znajduje się w szufladzie nawigacji. Po zarchiwizowaniu wiadomości e-mail nie są organizowane, ale jeśli potrzebujesz szybkiego dostępu do ostatnio zarchiwizowanej wiadomości e-mail, będzie ona znajdować się na górze listy.
Jak zarchiwizować wiadomość e-mail w Gmailu na Androidzie
Istnieją trzy szybkie i łatwe sposoby archiwizacji wiadomości e-mail. Dwie z tych metod służą do archiwizacji pojedynczych wiadomości e-mail, a trzecia metoda pozwala wybrać wiele wiadomości e-mail i zarchiwizować je w celu późniejszego wykorzystania.
Najszybszym, najłatwiejszym i najbardziej podatnym na wypadki sposobem zarchiwizowania wiadomości e-mail jest jej przesunięcie w czasie, gdy patrzy się na widok listy wszystkich wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej. Ponieważ większość użytkowników Androida ma dostęp do szuflady nawigacji po przesunięciu od lewej krawędzi ekranu, łatwo jest przypadkowo wysłać e-maile w celu zarchiwizowania. Na szczęście, zaraz po usunięciu wiadomości e-mail, Gmail pozwala cofnąć działanie, naciskając przycisk cofania, który pojawia się przez kilka chwil po zarchiwizowaniu.
W ustawieniach Gmaila możesz szybko wyłączyć tę funkcję, jeśli robisz to często przez przypadek lub po prostu nie potrzebujesz tej funkcji. Aby to zrobić, otwórz szufladę nawigacji, przewiń w dół do dołu, gdzie znajdują się ustawienia, wprowadź ustawienia ogólne, a opcja druga od góry daje możliwość włączenia lub wyłączenia opcji „przeciągnij, aby zarchiwizować”.
Drugim sposobem archiwizacji wiadomości e-mail jest przeglądanie pojedynczego wątku wiadomości. Po przeczytaniu zawartości wiadomości e-mail zostanie wyświetlony kilka opcji na pasku zadań. Jedna z wielu ikon, które na ciebie czekają, to taka, która wygląda jak pudełko ze strzałką skierowaną w dół. To jest przycisk archiwizacji. Jeśli wybierzesz tę opcję podczas przeglądania wiadomości e-mail, zostaniesz odesłany z powrotem do skrzynki odbiorczej, a u dołu ekranu pojawi się stan na kilka sekund z informacją, że wiadomość e-mail została zarchiwizowana. Jeśli nie chciałeś zarchiwizować wiadomości e-mail, ponownie dostępny jest przycisk cofania, który możesz przywrócić do pierwotnej lokalizacji.
Wreszcie, jeśli przeglądasz swoją skrzynkę odbiorczą i zdecydujesz, że nadszedł czas, aby naprawdę ją wyczyścić, ostatnia metoda sprawi, że będzie to szybkie i łatwe do zrobienia. Patrząc na swoją skrzynkę odbiorczą w widoku listy, możesz kliknąć obraz nadawcy (zwykle kolorowe pole z pierwszą literą nazwy nadawcy w środku) lub nacisnąć długo e-mail, aby go wybrać.
Kontynuuj proces wybierania kolejnych wiadomości e-mail, a po wybraniu wszystkiego, co chcesz zarchiwizować, kliknij tę samą ikonę pola ze strzałką skierowaną w dół, która znajduje się na pasku zadań. Podobnie jak ostatnia metoda, zaraz po zarchiwizowaniu wiadomości e-mail, u dołu ekranu pojawi się stan informujący o tym, że archiwizujesz wiele wiadomości e-mail, i daje możliwość cofnięcia działania.
Jeśli kiedykolwiek martwisz się, że możesz przypadkowo zarchiwizować lub usunąć wiadomości e-mail za pomocą dowolnej z powyższych metod, Gmail pozwala włączyć funkcję, która stanowi kolejny krok do archiwizacji lub usuwania wiadomości e-mail. Upoważnienie to dodaje wyskakujące okno dialogowe, które pojawia się podczas próby usunięcia lub zarchiwizowania wiadomości e-mail z prośbą o potwierdzenie, że faktycznie chcesz wykonać wybraną czynność.
Aby to włączyć, otwórz szufladę nawigacji, przewiń w dół do ustawień, wybierz ustawienia ogólne, a na dole menu znajdują się dwa pola wyboru, aby włączyć potwierdzenie przed usunięciem i archiwizacją.
Dzięki tej nowej wiedzy na temat archiwizowania i usuwania sprawisz, że skrzynka odbiorcza Gmaila zostanie wyczyszczona i uruchomiona bardziej wydajnie, a jednocześnie nigdy nie pozbędziesz się informacji, których możesz potrzebować pewnego dnia.
